見積もりの問い合わせはどうしたら？ケース別に文例紹介
見積もりの問い合わせは、初期段階の交渉としてとても大切です。
お客さんの立場なのであまり正確な文章表現は求められませんが、やはり失礼のないように記載したいところですよね。
特にスタートアップ企業やはじめて資金調達を行う企業の場合、見積もり依頼の文章には気を使います。
そこで今回は、見積もりの依頼のメールなど「問い合わせ方」をクローズアップ！ これから資金調達をご検討の方を対象に、解説を進めようと思います。
見積もりの問い合わせポイント：タイトル編
初めてコンタクトを取る相手に対しては、タイトルが非常に重要です。
ビジネスメールには多くの場合、スパムメールや営業メールが混在しています。大半は読まずに削除されてしまうので、不適切なタイトルではスルーの憂き目にあう可能性も。
そんなタイトルに必要なポイントは下記の通り。
理想的な問い合わせメールを目指して、順番に確認して行きましょう。
タイトルの付け方で抑えるべきポイント
〇 具体的に記載する
〇 注意を引くよう工夫する
〇 企業名を挿入する
具体的に記載する
あらゆるビジネスメールにおいて、具体性は欠かせません。
ファクタリングの見積もり依頼の場合は、「見積もり作成のお願い」、「ファクタリングに関する見積りのご依頼」など、メールが見積もりに関する問い合わせであることを読み手にハッキリ伝える表現を目指します。
こうしたタイトルであれば、朝出勤した担当者がメールボックスを開いた途端、「あ、この人はお客さんだな」と把握することが可能です。
なお、時折「まずは挨拶すべきだろう」と考えたのか、下記のようなタイトル付けを行う方がいらっしゃいます。
悪いタイトルの例
× はじめまして
× お世話になっております
× よろしくお願いします
しかし、これらはいずれも問い合わせタイトルのつけ方としては不適切。
こうした文面では送信者の意図や目的がメールを開封するまで伝わらず、場合によってはスルーされてしまう可能性も少なくありません。
また、昨今はこうしたタイトルでフィッシングサイトへと誘導する詐欺が横行しており、最悪の場合はサイバー攻撃と間違われてしまいます。
注意を引くよう工夫する
自社の問い合わせを優先して見せたい場合は、注意を引くタイトル構成が大切です。
と言っても、無闇に「至急」や「緊急」などの表現を使うのはビジネス上の欠礼行為に値するため、タイトル構成や表現方法を工夫します。
最も典型的な方法は、【】を使ったテクニック。
例えば、朝出社してＰＣを立ち上げた時に、メールボックスに下記の2通のメールが入っていたとします。
〇 【ご依頼】ファクタリングに関するお見積りのお願い
× ファクタリングに関する見積りのご依頼
恐らく、多くの方は1番目のメールを先に閲覧したいと感じているのではないでしょうか。
どちらも見積もりの問い合わせであることに変わりはありませんが、タイトルのつけ方1つで閲覧の優先度を操作できます。
企業名を挿入する
ファーストコンタクトで見積もりをお求めの場合、企業名の記載する方が好ましいです。
企業名を記載することで読み手はタイトルを目にしただけで、依頼内容と依頼者の情報が得られるため、信頼性が飛躍的に高まります。
また、先ほど触れた通り、最近はビジネスメールを装ったフィッシング詐欺が横行しています。
通常の担当者は「見積もりのお願い」などと騙り違法サイトへと誘導するメールを警戒しているので、進んで自社名を明かすことで混同されてしまうリスクを減らす配慮が必要です。
文例としては下記のようなイメージでしょうか。あまりにも長すぎるタイトルになるのも好ましくないので、必要に応じて自社名の省略する配慮も求められます。
では最後に、今回の文例でご紹介したタイトルを並べ、見比べてみましょう。
× よろしくお願いします
〇 【ご依頼】ファクタリングに関するお見積りのお願い 株式会社タヌコ
× はじめまして
× 見積もりのお願い
× お世話になっております
如何でしょうか。このようにメールボックスを模して並べると、メールにおけるタイトル構成がいかに重要か、ご理解いただけると思います。
見積もりの問い合わせポイント：本文編
タイトルでキャッチを得たあとは、いよいよ本文記載に入ります
ビジネスメールの本文は、「簡潔＋丁寧」であることが重要です。
あまりに長ったらしい文章は読み手への配慮が足らず、丁寧さを欠いては交渉相手としての適性に疑念を持たれてしまいます。
メール本文を作成の際は上記の点を意識して、簡潔さと丁寧さの両立を目指した構成で作りましょう。
本文作成で抑えるべきポイント
〇 取引条件をハッキリ書く
〇 返信期限を書く
〇 理由や経緯を書く
〇 感謝の意を伝える
取引条件をハッキリ書く
取引条件をハッキリ書くと、非常にスッキリとまとまります。
ファクタリングの見積もりは債権の金額や取引方法などの情報が大切なので、自社が希望する方式をしっかりと書き出しましょう。
〇 1000万円の売掛金を、2社間ファクタリングでの売却を検討しております。
× 資金調達の方法に悩んでおり、いくらくらいなのかお見積りをお願いします。
上記2つの文面を見比べると、1番目のメールはある程度具体的な情報が定まっているのに対して、2番目の本文では必要な情報が全く揃いません。
これでは見積もり作成に必要な情報が足りず、担当者は改めてコンタクトを取るか、更なる情報を聞き出すしかないでしょう。
いずれにせよ、丁寧さを欠いた文章と言わざるを得ませんよね。
返信期限を書く
自社の調達計画に従って、必要な期限を切りましょう。
ファクタリングの魅力の1つはスピード入金にあるため、大抵の企業はすぐに返事が来るものですが、こちらが希望する取引期限の明示も大切です。
また、期限を切って明示することで、万が一連絡に遅滞が見られる場合は取引の中断も可能です。信頼に値する企業か否かの重要な指標ともなり得ます。
更に言えば、期限が到来しても返信が無い場合、再度問い合わせを行う名分も立ちます。逆に、当初約束した期限を無理に短縮する行為は避けましょう。
理由や経緯を書く
問い合わせ時に自社の事情を伝えることで、取引業者との円滑な交渉が期待できます。
特にファクタリングを検討した理由や経緯を解説すると、業者側も見積もりやサービス面に反映しやすく便利です。
下記の文面を見比べてみましょう。
例：ＩＴ企業がファクタリングを行う事例
〇 この度、事業拡大に伴う大型サーバー導入のために、資金調達を行う必要が生じました。
× 色々な事情から資金が必要になりました。
1番目のメールでは、資金を必要とする理由が「事業拡大による資金需要」であると伝わるばかりか、自社がＩＴ事業者であることも把握してもらえます。
逆に2番目のメールでは、どんな会社がどんな事情で資金を必要としているのか、全く読み取ることができません。
ファクタリングは自社の事情があまり強く影響する取引ではありませんが、こうして自社のイメージを膨らませてもらえば、あとに続く電話や面談が各段に円滑に進みます。
感謝の意を伝える
感謝の意を伝える行為も大切です。
自社はお客さんの立場ではありますが、感謝の気持ちを欠いたやり取りはビジネスマナーとして問題です。
特に人の出会いは初対面の印象が重要。会社も突き詰めれば人間による組織ですから、最初の問い合わせこそ最も気を使うべきです。
「見積もりをお願いしたい」
という気持ちはそのままに、相手に対する気遣いを表現しましょう。
文章表現そのものは、多少間違っても構いません。
感謝の気持ちをお問い合わせ内容に含めれば、自然と相手に伝わります。
