請求書に記載が必要な事項|確実に取引先から入金してもらうために

毎月、取引先に発送する「請求書」ですが、正しい記載方法や何が必要な事項なのかご存知でしょうか。

相手に対してただ単に代金の請求を行うだけの書類と捉えるのではなく、取引先がしっかり間違いなく支払いが可能となるような形で作成し、発送することが大切です。

そこで、請求書にはどのような事項を記載しておくことが必要なのか、確実に入金してもらえる書き方をご説明します。

 

そもそも請求書とは何のための書類か

請求書とは、物やサービスを販売・提供したけれど、まだその代金を回収していない場合において支払いを求めるために相手に渡す書類のことです。

そのため、取引きがあった事実を証明する書類でもありますし、最終的な目的は取引にかかった代金を支払ってもらうことですので、記載する事項は入金をしてもらえることを念頭に置き記入することが必要といえます。

 

請求書に必ず記載しておく必要のある事項

請求書は指定された形式やフォーマットなどはなく、相手の希望する形に作成しなおしても特に問題はありません。

ただ、必要事項が記載されていなければ、仮に取引があったことを証明する書類として用いるときなどには、その効力を発揮できなくなってしまいます。

そこで、必ず請求書に記載しておく必要のある事項を挙げていくので、それぞれの内容を確認しておきましょう。

 

・宛名

請求書を発送する取引相手の会社名や個人名、屋号などを記載します。
経理担当者のことを考えれば、どの部門で発生した代金なのか把握できるように、取引相手の部署名まで記載したほうがわかりやすいでしょう。

会社や部門宛なら「御中」、個人名まで記載するなら「様」を最後につけます。

 

・自社情報

誰からの請求かわかるように記載します。社名、または個人名や屋号、所在、電話番号などを記載し、角印(認印)を押すことが一般的です。

 

・請求番号

納品書や見積書などと照合しやすくなりますし、もし問い合わせなどがあった場合にすぐ対応できるよう、どの請求書か特定するためにも番号を付帯しておくようにしましょう。

 

・発行日

いつ請求書を発行したのかわかるように記載しておきます。なお、請求書に記載する発行日は取引先の締め日に合わせることが一般的です。

 

・請求内容とその金額

販売・提供した物やサービス名、数量、消費税、合計金額などを記載します。

複数の取引をまとめる場合、いつ何の取引で発生した代金なのか、それぞれの内容をしっかり記載しておくようにしましょう。各取引については税抜価格を記載し、合計金額部分で消費税金額と合計金額を記載する形になります。

なお、消費税で発生した小数点以下の端数の扱いについては、切り捨てにするのか、それとも切り上げるのか、事前に取り決めておくことも必要です。

 

・振込先

代金を送金してもらう金融機関と支店、口座種別、口座番号、口座名義など、一連の必要項目は抜かりなく記載しておきましょう。口座名義はカタカナで記載しておいたほうが、読み間違いなどがなくスムーズです。

また、振込手数料の取り扱いについても記載しておいたほうがよいでしょう。

 

・支払期限

いつまでに代金を支払ってもらう必要があるのか、支払期限の日付も記載しておきます。支払期限は勝手に自社ルールで決めてしまわず、取引相手と話し合いで決めることが大切です。

事前に取り決めをしておかなければ、売上代金がいつまでも入金されないという事態に陥る可能性もあります。

 

まとめ

請求書のフォーマットや書き方などは決まったルールなどはありませんので、取引先の要望なども踏まえた上で確実に入金してもらえる形で発行するようにしましょう。

事業を営む上で、売上は上がっているのに入金はされないという事態は避けなければなりません。

請求書は事業継続に重要な書類になるため、適切な書類作成を心掛けていくようにしましょう。

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