見積もりをメールでとる時に、「どう書いていいかわからない」と感じることもあるものです。特にファクタリングは、資金調達の一種です。
通常の見積もりとは毛色が異なるため、細かな部分が気になる方も多いのではないかと推察します。入力フォームのあるサイトなら便利ですが、全ての会社にあるとも言えません。
そこで今回は、見積もりをメールでとる時の注意点をご紹介。メール依頼の基本的な部分から解説しようと思います。
件名はハッキリしたものを
件名で要件を明らかにすることは、あらゆるビジネスメールで大切です。
見積もりを依頼する際は、「見積依頼の件について」「見積もり作成のお願い」等々、そのメールが何を意図しているのかも明らかにすると良いでしょう。
多くの会社は、日々沢山のメールを受信しています。
更に昨今はビジネスメールに扮したサイバー攻撃も増えているため、「お世話になっております」、「はじめまして」など、件名から送信者の意図が伝わりにくいメールは読み飛ばされてしまう可能性もあります。
メール送信で見積もりをとる際は、常に読み手の状況に配慮したメールを送信すべきです。
債権の内容を明示する
債権の内容はしっかりと明示しましょう。
ファクタリングは自動車やパソコンなどと違い、決まった商品を販売するビジネスではありません。
債権の内容や性質によりまるで違う料金になるため、見積もりを依頼する時はできるだけ債権の内容を明らかにすべきです。
特に大切なのは、下記の3点。これらの情報が得られなければ、ファクタリング会社から正確な見積もりを得ることは困難です。
見積もりに必要な情報の例
〇 債権の額面 → 取引したい売掛金の金額
〇 取引先企業の情報 → 会社名・業種・自社との取引実績
〇 自社の情報 → 会社名・業歴と業種
なお、確定見積もりをとる場合は、ファクタリング会社が指定する情報全てを提供しなくては得られません。
その場合は追加でコンタクトを行い、必要な情報を揃えて相談を持ち掛けましょう。
取引形態を明示する
メールにて、希望の取引方法を明示しましょう。
特に大切なのは、「2社間or3社間」の選択です。ファクタリング会社の多くは、「2社間ファクタリング」と「3社間ファクタリング」の両方に対応しています。
2社間ファクタリングは売掛先に取引を知られること無く資金調達できる反面、手数料が割高です。一方で3社間ファクタリングは、手数料をとても安く抑えることができる代わりに、売掛先に取引内容を知られてしまうリスクがあります。
この取引形態の選択は、ファクタリング会社にとって非常に重要です。取引に必要な手数料を分ける決定的な部分なので、必ず明示すると良いでしょう。
取引形態による手数料相場
〇 3社間ファクタリング … 約数%～9%
〇 2社間ファクタリング … 10%～30%
なお、大手金融機関など一部の金融機関の中には、3社間ファクタリングしか対応していない業者も存在します。
この場合は2社間ファクタリングに応じてもらうことができません。
希望条件を明示する
自社にとって譲れない条件がある場合、メールで明示すると良いでしょう。
特に金額や入金期日に関しては重用です。対応できる業者とそうでない業者が存在します。
また、売掛金の一部だけを取引したい時や、数か月間にわたって売り買いしたい時なども事前に連絡すると良いでしょう。これらは対応の可否に影響を与えるだけでなく、手数料の金額にも影響を及ぼすからです。
明示しておきたい希望条件
〇 金額について … 金額は具体的に明示。手数料に大きな影響を与える。
〇 入金期日について … 資金が必要な日取りを決める。期日が短すぎる場合、対応業者できない業者もある。
〇 取引内容について … 債権の一部買取や継続取引を検討している場合は、その旨明示する。
「あとで値引き交渉を行う」といった考え方もありますが、交渉は失敗するケースも多いので、基本的には事前に明示すべきです。
取引の背景を明示する
資金を必要とする理由は、会社によって様々です。
「お金が必要」という点に変わりはありませんが、どの道あとで尋ねられる質問です。事前にメールで伝えておくことで、その後のやり取りがラクになることもあるでしょう。
資金需要の背景
〇 業務拡大に伴い設備投資が必要となった
〇 経営維持のために資金を必要としたい
〇 急な人件費増に伴う負担を軽くしたい など
伝え方は様々ですが、メールで長々と書いても仕方ない部分です。メールでは簡素に記載し、訪問面談や電話交渉で内容を詳しく伝えることをオススメします。
期限を明示する
資金調達は、目標期日までに準備することが優先課題の1つです。
そのため、自社にとって遅すぎる見積もりや対応の鈍い業者との交渉はマイナス以外のなにものでもありません。
見積もり依頼のメールで期限を定め、業者の対応力を観察しましょう。期限を過ぎても連絡がない場合に、催促を寄せる口実にもなります。
また、前述の取引理由と合わせて伝えることで、「後回しにされてしまうリスク」を避ける効果も。
できるだけ早い対応を望んでいると理解してもらえれば、スムーズな対応が得られます。
相見積もりをとると伝える
相見積もりをとる場合は、いきなりメールで伝えても構いません。
どの会社も「契約を取ってのビジネス」です。自社が他社見積もりとの比較を希望すると理解してもらうことで、「価格競争」を促します。
交渉や相談は難しいものですが、相見積もりの場合は他社見積もりがその役割を果たします。手軽かつ割安な取引を目指すなら、相見積もりは欠かせません。
一般的なメール作法
一般的なメールの作法も、しっかりと守って送信しましょう。
ここで詳細を記載することは省きますが、前後の挨拶や相手に対する敬意はとても大切。形式的色彩の強い部分ではありますが、見積もり依頼とは言え外せません。
一言一句にまでこだわる必要はありませんが、言葉遣いは重要です。
事前に準備する
最後になりますが、ファクタリング取引は事前準備も大切です。
取引の方法や流れを事前に把握し、相場に対する知識も身に着けておくことをオススメします。相場や取引方法を理解することで、見積もりや交渉で役立ちます。
また、必要書類に関しても、事前に把握しておくと必要です。
特に企業との取引実績や売掛金・債権を証明する書類はどの会社でも求められます。メールでコンタクトをとってから準備したのでは、時間的な損失を生み出すことも。
ファクタリングにおいて時間的余裕は大切です。
時間的な余裕があれば、相見積もりや価格交渉に時間を費やすことができるため、自社にとって多くのメリットを生み出します。
メール依頼後の取引も想定して、予め準備しておくと良いでしょう。
一括サービスで見積もりをとる選択も
資金調達を得意とする一括サービスで見積もりをとるのも、賢い選択肢の1つです。
決まったフォームに入力するだけで、多くのファクタリング会社とのコネクションを持つことができるため、交渉や相談に時間を費やせる点がメリット。
更に相見積もりによる比較効果も得られるため、割安手数料が目指せます。
〇 初回コンタクトの手間を省きたい
〇 労力をかけずに相見積もりを実現したい
〇 とにかく安く信頼できる見積もりが欲しい
上記のお悩み・ご希望をお持ちの方にはピッタリのサービス。資金調達のプロが厳選しているため、安心して利活用が行えます。
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