ビジネスで必須の相見積もりで比較する項目と断るときの注意点

取引を始める前に、複数の業者などから相見積もりを取得し比較することがあります。

複数社から見積もりを取って比較することは「アイミツ」とも呼ばれ、ビジネスの場面ではごく一般的に行われています。

そこで、相見積もりを取得し比較する上で守るべき必要最低限のマナーや、どのように複数の業者にコンタクトを取り何を比較すればよいのか解説します。

 

そもそも相見積もりとは何をすること?

相見積もりアイミツと呼ばれることもありますが、複数の業者から同じ条件で見積もりを提出してもらうことです。それにより、同じ取引でも価格やサービスなどの条件の違いを比較でき、どの業者と契約手続きを結ぶべきか決定する材料にできます。

一社だけから見積もりを取得しても比較対象がいなければ、本当に提示された金額や条件が相場に沿ったものか判断できません。

しかし複数の業者から見積もりを取得すれば、同じ対取引でも業者同士を比較し、もっとも価格の安い好条件の契約を結ぶことが可能となります。

ビジネスの場面でなくても、たとえば一般の消費者が電化製品を購入するときなどにも相見積もりによる比較は行われています。

複数の大手量販店など比較するため足を運び、より安い価格を提示してくれる店や、サービスが充実していて費用も抑えることが可能な販売店から購入することはめずらしくありません。

引っ越しの際には、単身・家族関係なく、複数の引越し業者から見積もりを取得したこともあるでしょう。その中で、最も安い料金で荷物を運んでくれ、充実したサービスを提供してくれる業者を比較し選ぶことが一般的です。

他にもリフォームや外壁塗装、自動車の購入など様々な場面で相見積もりによる業者同士の比較は行われています。

 

ビジネスの場面でも同様に、商取引を開始する上で新規の取引先を選ぶ際には、複数社から見積もりを出してもらい比較・検討することとなります。

 

アイミツでは3社程度を比較対象に見積もりを取得

相見積もりを複数の業者から取得する場合、できるだけ多い数の業者から見積もりを提案してもらい、その上で比較したほうがより安く、そしてサービスの充実したところと取引できると考えてしまうかもしれません。

しかし、見積もりを取得する作業も容易ではないことが多く、業者の数が増えればその分、見積もりを提案してもらうまでの手間や時間もかかります。

実際に見積もりを出してもらった後も、提案してくれた業者とのやり取りに時間を割かれることとなり、本業に専念できません。

業者によりそれぞれ強みや充実させることができる内容も異なるため、比較材料が増えればどの業者を選べばよいかわからなくなり、混乱してしまう可能性もあるでしょう。

そこで、相見積もりを取得するときには、3社程度に的を絞った上で取得し、比較・検討することをおすすめします。

 

相見積もりを取得し比較することは失礼?

同じ条件で複数の業者から見積もりを依頼する行為そのものが、業者に対して失礼なのでは…と思う方もいることでしょう。

本来であれば、一社とのみ取引における相談を行って信頼関係を構築し、提案してもらった見積もりで取引を始めたいと考えてしまうものです。

しかし、その一社が悪徳業者だったとしたら、契約を結んでしまうことで大きな損失を抱えることになったり、場合によっては事業を継続できなくなる可能性も出てきます。

相見積もりを複数の業者から取得することは、けっして業者にとって失礼な行為でもマナー違反でもありません。むしろ、業者同士が競合と呼ばれる他社と競いあうことで、よりよい条件で自社を認め選んでもらうために、サービスや質を向上させようとすることに繋がります。

仮に相見積もりで今回は選ばれなかったとしても、選ばれなかった理由は何なのか、選ばれるためにはどうすればよいのか様々な改善を行うようになるはずです。

選ばれるような改善が行われることにより、業者もその後、顧客が増える可能性がありますし、利用する側にもメリットが生まれます。

ただし、他社からも見積もりを取得することは、相手に一言事前に伝えておくことが大切です。

 

アイミツを取得する際の注意点

もはやビジネスの場面で常識となっている相見積もりですが、複数社から見積もりを取得する予定があるのなら、それぞれの業者にその旨を伝えておくことが必要です。

複数の業者から、よりよい条件で取引できる業者を選ぶことになるので、他社から提案を受けた見積もりと比較させてもらい検討することを一言お詫びしておきましょう。

事前に伝えておくことは相手にとって失礼にならないためという理由もありますが、先に他社と比べることを伝えておくことにより、緊張感のある金額の提示がされることも狙えます。

もし相見積もりだと伝えなかったら?

相見積もりを取得することを心苦しく思い、業者に伝えることができず見積もりを取得してしまったら…。相見積もりだと知らない業者は、後は金額や条件の擦り合わせだけで契約は決まるものだと勘違いしてしまい、先に取引の準備を始めてしまうかもしれません。

そうなると相手の業者に大きな迷惑がかかりますし、過度な期待を抱かせてしまうことになりますので、必ず見積もりを依頼するタイミングで相手に伝えておくことが大切です。

公平な比較のためにどの業者にも同じ条件で

複数の業者を比較するのなら、予算や納期などの条件に制限がある場合は必ず伝えておかなければなりませんし、どの業者にも同じ金額や条件で依頼することが大切です。

もしそれぞれ違った条件で見積もりを依頼してしまうと比較することができなくなってしまいます。

 

どのような文面で見積もりを依頼すればよい?

相見積もりを複数の業者へメールで依頼する場合、どのような文面が適切なのか、どのように相見積もりだと伝えればよいのかわからないとう場合もあるでしょう。

そこで、メールで見積もりを依頼する場合の例文をご紹介しますので、下記の文面を参考にされてください。

 

「見積もり作成のお願いの件」

●●様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の××です。

早速ですが、貴社の商品「□□」の購入を検討しております。
つきましては、下記の内容でお見積りを作成していただきたく存じます。

・商品名
・個数
・予算
・納期
・納入場所
・支払方法

お忙しいところ恐縮ではありますが、○月○日までにご提出いただけると幸いです。

なお、この度、複数の業者様にお見積もりを依頼しております。
ご提出いただいたお見積もりの内容を検討させていただき、〇月〇日までに発注有無についてお返事をさせていただくこととなります。
お手数をおかけしますが、何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

相見積もりの内容で確認しておきたいポイント

複数の業者から取得した見積もりを確認するときには、抜かりのないように次のような点に注意してください。

項目ごとの金額を確認・比較する

業者により見積書の形式は様々で、たとえば名刺印刷の依頼を行った場合には、紙代・版代・印刷代など、項目を分けて記載していることもあれば、名刺印刷一式と一括表示している場合もあります。

どの金額をそれぞれ比べればよいのか判断し、税金も内税と外税、どちらの金額になっているか確認してください。

他にも名刺を印刷するのみの金額なのか、ケース代も含んだ金額なのか、送料は含まれているかといった部分を確認しましょう。

発注側が行う作業の有無

発注側で行う作業はあるのか、必要がないのなら行ってもらう作業に別途費用は発生するのか確認しましょう。

期日の支払い方法

支払いは納品後、いつまでに行えばよいのか確認しましょう。期日や支払い方法が規定に合っているか、振込手数料はどちらが負担するのかなどを確認しておきましょう。

 

比較後に業者へ交渉するのなら

ビジネスにおいて価格交渉を行う場合には、提示する金額の根拠や比較する対象を挙げながら行うこととなります。

ただ単に高いから金額を下げてほしいと願い出ても、説得力に欠ける上に応じてもらえない可能性が高いといえます。

これまでの購入実績の提示や不要なサービスを除いた金額にしてもらうなど、条件の根拠を示すことが大切です。

ビジネスにおいては売る側の立場が低くなりがちのため、もし購入者側の立場であるのならその後、双方が安心して取引できるような対応をすることが必要になります。

上から目線で買う側の立場を強調するのではなく、相手の事情も理解した上での金額や条件の交渉が必要です。

たとえばメールで交渉するときには、

 

「誠に恐れ入りますが」
「大変恐縮ではございますが」
「無理を承知のお願いですが」

といったワンクッション間に挟むことができる言葉のフレーズを選び、文面をやわらげることを検討しましょう。

本来なら対面で行う交渉を、メールで行うときには顔が見えない状態でコンタクトを取ると認識しておくべきです。

お互いに向き合い、顔を見ながら会話する形で交渉するのなら厳しい言葉と感じないことでも、メールという活字で伝える方法では相手にとって強めの言葉に感じてしまうこともあります。

特に相見積もりを取得した上での交渉は、なるべくやわらかい口調を文面にすることを心掛けることが大切なので、次の例文を参考にしてみてください。

 

「見積もり作成のお礼とご相談の件」

●●様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の××です。

先日は当社が提案する条件のヒアリングと見積もりのご提示、誠にありがとうございました。

その後、当社部署で検討し、大変失礼ながら相見積もりをとらせていただきましたところ、他社から貴社の70%ほどの価格での見積もり提示がありました。

当社といたしましては、貴社とこれからも末永くお付き合いさせていただくことを望んでおりますので、今一度、ご提案いただきました価格について再度、検討いただけませんでしょうか。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

 

 

断ることになったときは?

複数の業者から見積もりを取得し、どの業者と取引を行うのか決めたら、選ばれなかった業者に対しては見積もりを依頼する際に案内していた返答期日までに、必ず連絡を行うようにしましょう。

その際、せっかく時間を割いてもらい見積もりを作成してもらったため、なぜ断らなければならなくなったのか、予算や納期などの条件が合わなかったなど、その理由を伝えることも大切です。

そして今回は縁がなかったけれど、今後、また別の機会に取引をお願いするかもしれないことと、時間を割いて見積もりを提案してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

見積もりを作成するためには時間や手間、労力がかかりますし、上司などから了承を得るために何度も内容を検討した上で提案してくれているはずです。

もし相見積もりを取得した際、選ばれなかった業者にお断りのメールを送る場合には、次の例文を参考にされてください。

 

「ご提案いただいたお見積もりの件」

●●様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の××です。

この度は貴社の商品「□□」購入について、お見積もりをご提案いただきまして、誠にありがとうございました。
社内にて検討させていただいたのですが、費用面で折り合いがつかず、大変恐縮ではございますが今回は購入を見送らせていただくこととなりました。

貴重なお時間をさいてご提案いただきましたのに、このようなご連絡となってしまい誠に申し訳ございません。

また機会がございましたらお声をかけさせていただきたく存じますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

マナー違反となる行為とは

相見積もりを取得するときには、どうしても相手は選ばれる側、こちらが選ぶ側と強気の姿勢になりがちです。

しかし絶対に行ってはいけないマナー違反になる行為として、次のようなことが挙げられますので、立場はこちらが上だから…と行わないようにしてください。

他社の内容をそのまま伝える値引き交渉は可能?

3社から見積もりを取得し、もっとも安い金額を提示してきた業者の見積もり金額をそのまま別の業者に伝え、その金額よりも下げてくれれば契約するという値引き交渉はマナー違反です。

提示した金額を別の業者に伝えられてしまった業者も、その金額を伝えられた業者も、どちらも不愉快な気分になるでしょうし、担当者や会社の評判を落とす行為といえます。

また、相見積もりを依頼していることをそれぞれの業者に伝えることは必要ですが、どの業者から取得するのか伝えてしまうことは避けてください。

そして選ばれなかった業者に対し、断りの連絡をせず放置する行為はもっとも行ってはいけないことです。

見積もりを依頼され、提案したはずなのにその返答をいつまでももらえない状態では、どのように対応すればよいか業者側も迷ってしまいます。

丁寧に断りの連絡を入れておくことにより、また別の機会に取引できる可能性がありますし、相手の気分を害することもないはずです。取引を行うとき、断るとき、どちらの場合でも連絡は必ず入れることが大切なポイントといえます。

 

まとめ

相見積もりとは、複数の業者に対して見積もりを依頼し、提案してもらった内容を比較・検討することですが、よりよい条件で取引を行うためには欠かせないことといえます。

ビジネスでは一般的に行われていることなので、見積もりを依頼する業者に事前に相見積もりであることを伝えておけば失礼にはなりません。

ただ、断るときには見積もりを作成してくれたことへの感謝の気持ちを忘れず、必ず伝えることがポイントです。

なお、ファクタリングで資金調達する際にも相見積もりによる比較は必要になります。その際、当サイトを活用していただければ、選ぶことのなかった業者への断り方法など心配することはありません。

実際にファクタリングを利用したことのある方からの口コミや評判などを参考に、優良なファクタリング会社を他社のランキングサイトにとらわれることなく公平な目線で紹介しています。

一社ごとのホームページを確認したり電話をかけたりという手間はなく、簡単に複数社から見積もりを取得できます。

もしファクタリングを資金調達に利用したいものの、どの業者を選べばよいかわからないときには相談してみてください。

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