クラウド会計を導入すると会計処理はどのように効率化される?

2021/10/01
Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on Twitter

クラウド会計を導入しようと考える経営者も増えていますが、インターネット経由で利用できる会計ソフトだからこその魅力があるからです。

ソフトウェア自体購入する必要がなく、最低限の環境で導入ができ、操作も簡単なのでクラウド会計のほうが便利と考える経営者は少なくありません。

そこで、クラウド会計にはどのようなメリットがあるのか、導入した後はどのように活用すればよいのかご説明します。

 

導入する企業が増えている「クラウド会計」の特徴

クラウド会計とはインターネット経由で利用できる会計ソフトのことで、サービス提供会社に使用料を支払えば利用可能となります。

パソコンとインターネット環境があれば、細かな設定もなくサービス開始と同時に導入できるため、わざわざソフトウェアを購入せずに済みます。

従来の会計ソフトよりも導入手順や設定方法も向上しており、金融機関とデータを連携すれば多くの会計処理が自動化されるといったメリットもあります。

本来、会計処理をアナログの紙媒体で行おうとすると、時間もかかり人手も必要となります。そこで、パソコン入力などで処理できる会計ソフトが多く利用されるようになりましたが、クラウド会計なら利益や資金繰りなどの確認が随時できます。

経費精算や請求業務の工数削減などもほぼ自動化され、会計処理を正確に効率的に行うことが可能です。

 

クラウド会計は導入したほうがよいのか

クラウド会計は、米国企業の場合は約7割がすでに導入済ですが、日本企業でも最新のクラウド会計を取り入れることで業務効率化が可能です。

他業務にもプラスの影響を与えると考えられますが、主に次のようなメリットがあります。

  • ・利益の状況などいつでもリアルタイムで把握が可能
  • ・経理作業は場所や時間を選ばず可能になる
  • ・取引明細を自動取得できる
  • ・勘定科目は自動的に提案される
  • ・仕訳ルールを学習する機能がある
  • ・ケアレスミスを軽減させることができる

実際にクラウド会計を導入した後は、システムに慣れるまで一定の時間もかかるでしょう。

しかし実際に導入した後のメリットが多いため、業務がスムーズな流れで進むようになり、手間や時間が削減されるはずです。

 

クラウド会計を導入するときの手順

クラウド会計は、ソフトウェアそのものを購入しなくても、パソコンでブラウザ使用が可能となる環境を準備することで導入可能です。

ただし導入したいクラウド会計ソフトによって、指定されている動作環境などもあるため、事前に確認しておく必要があります。

パソコンから以外にも、タブレットやスマホなど、機器の種類は問わず利用可能となる上にインターネット利用できれば場所も問わずアクセスできます。

ただしクラウド会計を導入するときには、次のような手順が必要です。

 

セキュリティの設定

クラウド会計を導入すると、入力したデータはインターネット上のサーバーに保存されます。

高度なセキュリティ対策の施されたサーバーではあるものの、使用するパソコンにもウイルス対策ソフトを導入しておくといった対応は必要です。

 

アカウントの作成

クラウド会計はパソコンへのインストールなどは必要ないため、アカウント作成など利用登録によりすぐ使えるようになります。

 

アクセスメンバーの登録・管理

クラウド会計はアクセス権限のある人なら、経営者や経理担当者以外にも利用できます。

担当者が変わったときにも、新たな担当者のパソコンにソフトをインストールしたりデータを移し替えたりといった手間はかかりません。

顧問税理士に対してもリアルタイムで会計データを確認してもらうことができるでしょう。

そのため誰をアクセスメンバーとするのか決めなければなりませんが、利用するプランによっては利用可能人数に制限があり、料金も変わることがあるため注意してください。

 

勘定科目や補助科目を追加

クラウド会計の場合、一般的に使用されることの多い勘定科目はすでに登録されていますが、追加や名称の変更も可能です。自社の会計処理に合う形に追加・変更しておくとよいでしょう。

また、銀行口座や請求書などに自動連携できるようにしておけば、必要な科目が自動的に設定されるため、手作業で科目を登録する必要はありません。

 

金融機関からデータを取得

金融機関のネットサービスのユーザーIDやパスワードをクラウド会計で登録すれば、金融機関からデータを取得できるのもクラウド会計の魅力です。

預金は銀行・信用金庫・信用組合・労働金庫・JAバンク・JFマリンバンクなど様々な金融機関に対応しています。

クレジットカードや電子マネーにも対応しているため大変便利です。

 

会計処理をクラウド化すると何が変化する?

経理精算は事務業務の中でも負担が大きいといえますが、クラウド会計を導入すれば、従業員が起票した帳票からひとつひとつ仕訳を登録せずに、手続を自動化できます。

社員が経費として使った費用の領収書などをスマホ専用アプリで撮影すると、自動的に読み取みとり経費申請を起票するのもメリットです。

上長の承認もアプリで行うことができるため、経費精算のためオフィスを行き来する必要もありません。

総合振込や給与支払と連携すると、従業員に対する支払いもスムーズにできます。

 

金融機関との連携&経費の自動仕訳

金融機関と連携する機能を使うことで、経費支払いや売掛金入金など、入出金明細を自動的に帳簿に取りこむこともできます。

摘要欄の内容をAIが読み取ることで適切な勘定科目が選択され、その内容で問題なければワンクリックで自動的に作成された仕訳を登録できるのも魅力です。

 

買掛金や未払費用管理にも対応

請求書を受け取り、取引内容と金額を登録しておくことで、仕入や経費の仕訳も自動的に作成されます。

銀行の振込データなど自動作成となるため、支払後は買掛金や未払費用を消し込む仕訳も自動作成されて大変便利です。

 

いろいろな帳票の発行や管理も可能

クラウド会計では請求業務機能なども利用が可能なので、

  • ・見積書
  • ・納品書
  • ・請求書
  • ・領収書

などいろいろな帳票を発行・管理できます。

たとえば請求書を発行すると自動的に仕訳が計上され、ケアレスミスによる売上計上の漏れを防ぐことが可能です。

同時に売掛金が発生したことを示す会計伝票が起票され、売掛金の消込の際には売掛入金の会計伝票も起票するなど、面倒がありません。

納品書や見積書の内容を請求書に変換することや、複数の納品書をまとめて1枚の請求書へ変換するといった機能を使うと、より業務を効率化できるでしょう。

請求書のデザインなども事前に用意されたテンプレートから選ぶこともできますし、ロゴを組み込んで自社独自の仕様にカスタマイズもできます。

印影も組み込んでおけば、押印する手間を省くこともできるでしょう。

取引先情報も簡単に登録でき、一度登録しておけば次からはリストから選ぶだけで簡単に請求書作成が可能です。

 

まとめ

普段の会計処理に手間や時間がかかり、経理担当者が変わるとその都度、担当者のパソコンにソフトを導入するなど手間がかかります。

しかしクラウド会計を導入すれば、権限のある方ならアクセス可能となるため、パソコンに別途ソフトをインストールする必要はありません。

帳票や仕訳の作成なども自動化されるため、それまでの業務が一気に効率化されるでしょう。

特に売掛金や買掛金の管理にもれがあると、本来入金されるはずだったお金が入らなくなることもありますし、支払い期日に慌てて資金調達しなければなりません。

正しく会計処理や管理を行う上でも、クラウド会計の導入を検討するとよいでしょう。

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on Twitter