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労務管理はなぜ必要?その重要性と業務改善に向けた対策を解説

事業資金2022/01/28

従業員の労働条件や労働環境整備など、いずれも「労務管理」で行う業務ですが、生産性を高めるためにも欠かせない必要なことです。

そこで、具体的に労務管理ではどのような業務を行うことになるのか、業務改善に向けて取り組むときにどのような方法を実践していくべきなのか解説します。

労務管理とは

「労務管理」で行う業務は多岐に渡りますが、従業員の労働条件や賃金、福利厚生など労働に関することを管理する業務です。

従業員が高い水準でパフォーマンスを発揮するために必要なことといえ、

  • ・効率的な管理で生産性を向上させること
  • ・コンプライアンスを順守しリスクを回避すること

といった2つの「役割」を担います。

労務管理で行う6つの業務

労務管理で行う具体的な「業務」とは、主に次の6つです。

  • ・就業規則の作成管理
  • ・労働条件と契約の管理
  • ・勤怠・給与の管理
  • ・福利厚生の管理
  • ・従業員の健康管理
  • ・業務改善に対する管理

それぞれどのような業務内容なのか説明します。

就業規則の作成管理

「就業規則」とは、労働者の給与や労働時間などの労働条件、労働者が守らなければならない職場での規律やルールなどをまとめた規則です。

労働基準法で、パート・アルバイトを含め常時10人以上の従業員を使用するとき、「就業規則」を定め届け出ることが必要となっています。

労働条件と契約の管理

従業員の雇用・交付・昇進・転勤などのタイミングで、労働条件に伴った諸手続が必要になることがあります。

給与の金額が変わったときには給与計算ソフトへの入力も変更することが必要であり、従業員を雇用したときには労働条件通知書を発行するといった契約業務も必要です。

勤怠・給与の管理

従業員の出退勤時間・遅刻欠席の有無・休暇取得など、正確に整理し管理することが必要です。

時間外労働の管理

時間外労働に対して「割増賃金」が発生しますが、通常の賃金の2割5分以上が必要です。

休日労働割増賃金は3割5分以上深夜業2割5分以上など、働く時間の長さや時間帯により「割増率」を組み合わせ正しい賃金を算出できるように管理しましょう。

年次有給休暇の管理

2019年4月1日からは、10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対し、毎年5日間年次有給休暇を取得させなければならない義務づけられています。

休憩時間の管理

「休憩時間」は、使用者の指揮命令下を離れ従業員が自由に行動できる時間です。

労働時間6時間を超えるときの休憩時間は45分以上、8時間を超えるなら1時間以上休憩時間を与えることが必要とされています。

給与の管理

「給与」を計算するときには、従業員それぞれの雇用契約や労働条件を踏まえ、勤怠状況や割増賃金などすべて確認することが必要です。

社会保険料の管理

「社会保険料」は従業員すべて一律で算出できるわけではなく、賃金に変更があれば新しい保険料額を適用する月額変更届を提出することも必要であり、年に一度は算定基礎届などを提出するなど重要性の高い業務といえます。

福利厚生の管理

福利厚生には、

  1. 法律で定められている法定福利…社会保険加入の手続、年金事務所への届出など含む
  2. 社内で定められている法定外福利…社宅の用意・育児支援・特別休暇など

の2種類があり、どちらも適切な管理が必要です。

従業員の健康管理

従業員が安心し、安全に働くためには、健康診断やストレスチェックなどを実施するための管理も重要性が高い業務といえます。

健康診断の実施

労働安全衛生法では、従業員に「健康診断」を受けさせることが必要とされています。

定期健康診断は1年1回実施します。

雇用したときや特定業務に就いている方を対象とした健康診断など、適切に健康診断を受けることができる管理運用が必要です。

ストレスチェックの実施

職場での業務や環境が従業員に強い不安やストレスを与え続けたとき、精神的に不調をきたす方は少なくありません。

そこで、2015年12月から従業員50人以上の企業では、「ストレスチェック」を行うことが義務化されています。

ストレスチェック実施や結果を分析することも労働管理の1つとして適切に行いましょう。

業務改善に対する管理

昨今ではコンプライアンス意識が高まったことにより、「ハラスメント対策」や「長時間労働是正」など、業務改善に対する管理も重要性を増しています。

労務管理で生産性を高めるときに必要な3つのポイント

労務管理を適切に行い、生産性を高めることを目指すのなら、次の3つのポイントを押さえておくことが必要です。

  • ・労働環境を作るために必要な法律を理解しておく
  • ・情報管理は徹底して行う
  • ・改善意識を高める

それぞれのポイントについて説明していきます。

労働環境を作るために必要な法律を理解しておく

労務管理では、労働基準法や労働組合法など関連する法律の理解が必要です。

法改正があった場合には、その内容や情報を収集し、迅速に対応できるようにしておきましょう。

情報管理は徹底して行う

労務管理では、従業員の個人情報や社内規定など、外部に漏らしてはいけない情報を扱うことが多いといえます。

最近では現場のIT化も進み、紙媒体ではなく情報機器など使った管理を行う企業も多いため、セキュリティ面も強化させておくことが必要です。

改善意識を高める

ビジネスの現場は変化の激しいため、管理を正確に行うときには、バックオフィスによりサポートを受けることは必要です。

効率的な業務で生産性を高めることができるように、今問題とされている部分を洗い出し、時代に合った労務管理を進めていける改善意識向上が必要といえます。

労務管理で業務を改善させるときに実践したい2つの方法

労務管理で業務改善に取り組んでいこうとするのなら、次の2つの方法を実践してみることをオススメします。

  • ・専門家と連携して行う
  • ・働き方を「見える化」する

それぞれどのような方法か説明していきます。

専門家と連携して行う

効率的に労務管理を行い、生産性を向上させるためには外部の力も借りて行うことも必要になるでしょう。

特に業務が多岐に渡る場合や、人事管理と兼任して行うときには、自社のみで労力を十分に確保できないと考えられます。

さらに従業員の健康管理など、専門的知識を必要とする場面も多々あるため、労務管理に詳しい専門家に相談し協力してもらうことも方法です。

働き方を「見える化」する

労務管理が不十分であれば、従業員の働き方を明確にすることができません。

その結果、未払いの残業代が発生し、訴訟を起こされるといったリスクも高まります。

従業員それぞれの残業時間や有給取得状況、メンタルヘルスの状態など、いつでも確認できるよう働き方を「見える化」しましょう。

勤怠管理・給与計算・関係各所に対する連絡など、業務ルーティンを多岐に行う労務管理では特に業務用ソフトウェアなどを活用したほうが、業務を効率化できます。

まとめ

適切な労務管理を行うことは、従業員が働きやすいと感じる職場をつくることにつながります。

従業員全体が快適で安心して働くために欠かすことのできない業務が労務管理であり、昨今では働き方改革が進む中、その必要性はより注目されています。

適切な労務管理で職場環境を改善することができれば、生産性向上やリスク回避だけでなく、多くの利益を生むことにもつながるでしょう。

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