法人登記簿謄本を取得する方法は3つ!どの方法が便利?

2021/04/23
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会社を設立したときには法人の情報を登記により登録しますが、登記簿謄本や登記事項証明書でその内容を確認できます。

たとえば取引先の与信調査などで法人の登記簿謄本を取得しようとしても、どのように手続きすればわからないこともあるでしょう。

そこで、法人の登記簿謄本を取得するにはどうすればよいのか、基本的な知識をご説明していきます。

 

法人の登記簿謄本を取得すれば確認できること

法人の登記簿謄本には、会社の名称・所在地・役員名などの情報などが記載されています。

そして登記所と呼ばれる法務局では、登記事務をコンピュータ処理していることもありますが、この場合には磁気ディスクにその内容を記録しています。

そのため登記簿謄本が欲しいと申請しても、記録された内容を用紙に印刷し、証明したものを登記事項証明書として出されることになります。

コンピュータ処理していない登記所の場合には、登記事項が記載された登記用紙を複写し証明した登記簿謄本が出されます。

 

法人で登記簿謄本が必要になるケース

法人の登記簿謄本は会社が存在していることを証明するための書類とされますが、主に次のようなシーンで必要となります。

 

役員交代などで登記された内容が変わるとき

登記簿謄本に登録されいている内容が変わるときには登記の変更手続きが必要となるため、現在の登記簿謄本を取得し確認が必要です。

たとえば、

  • ・会社の名称を変更するとき
  • ・役員が交代するとき
  • ・発行可能株式数を変更するとき
  • ・事業目的を追加したり変更したりする場合

などが例として挙げられます。

変更手続き中はそれまでの内容が記載されている登記簿謄本は取得できなくなるため、必要なときには事前に取得しておくことが必要です。

 

決算申告を税理士に依頼している場合

1年分の収支によって納める法人税が決まりますが、その計算をするために法人税確定申告書を提出しなければなりません。

この手続きを税理士に依頼している場合、登記簿謄本を見なければ法人税確定申告書に記載しなければならない内容を確認できないため、謄本の提出を求められることがあります。

 

銀行融資や補助金などで資金調達するとき

事業資金を銀行融資や補助金などで調達しようと考えているとき、必要書類の中に法人登記簿謄本が含まれていることがほとんどです。

 

取引先の与信調査を行うとき

登記簿謄本を見れば、会社の様々な情報を確認できますが、そもそも会社自体が存在しているのか確認することもできます。

新規の取引先と契約を結ぶとき、本当にその相手会社が存在しているのか、法人の規模や様々な情報を確認しておくことが必要です。

伝えられていた情報に誤りがないか確認するなど、与信調査の1つとしても法人登記簿謄本は用いられます。

 

法人登記簿謄本を申請する3つの方法

登記簿謄本・登記事項証明書には、土地や建物の不動産登記と、会社・法人など商業・法人登記に関するものがあります。

現在は登記簿の内容がコンピュータ化されたことで、多くの場合は登記事項証明書を取得することとなりますが、法人を管轄している法務局だけではなくどの法務局でも請求が可能です。

なお、システム上の制限によって、管轄している法務局以外では交付できないこともあるため注意してください。

登記事項証明書を取得するときには、法務局の窓口に出向く・郵送・オンラインのどの方法を使うのか決めましょう。

交付申請書に記載しなければならない情報は、

  • ・申請人(窓口に来た人の住所と名前)
  • ・法人の名称(商号)
  • ・法人の本店(主たる事務所)所在地
  • ・会社法人番号

などです。

さらに法人登記簿謄本を取得する場合には手数料がかかりますが、請求する方法により次のように金額が違ってきます。

  • ・書面請求…600円
  • ・オンライン請求・送付…500円
  • ・オンライン請求・窓口交付…480円

 

法務局で請求する場合

法務局の窓口にいくと、会社法人用の登記事項証明書(または登記簿謄抄本など)の交付申請書が準備されています。

上記の必要項目を記入しますが、会社法人番号がわからないときは記載しなくても問題ありません。

請求する事項により、交付される書面の内容が変わってきますので、チェックを間違わないようにしましょう。

謄本が必要な場合には「全部事項証明書」を請求することとなり、目的に応じて次のいずれかの証明書を請求する項目にチェックを入れます。

  • ・履歴事項証明書…閉鎖されていない登記事項の証明
  • ・現在事項証明書…現在効力のある登記事項を証明
  • ・閉鎖事項証明書…閉鎖された登記事項の証明

また、先にも述べましたが法人が所在する管轄エリアでなくても申請できます。

申請して交付されるまでは法務局の混雑の程度にもよりますが、10~20分が目安です。法務局の窓口まで足を運ぶことは手間や時間がかかりますが、オンラインで申請することに不安を感じるときや、手元にすぐに必要という場合にはメリットがあります。

 

郵送で請求する

返信用の郵便切手を貼付した返信用封筒を同封すれば、郵送で送付請求も可能ですし、信書便事業者を利用する方法を使った請求も可できます。

必要事項を記載した申請書と、登記手数料(必要な収入印紙)を貼付または同封しますが、申請書には必ず連絡先(電話番号など)を記載することが必要です。

郵送は普通郵便でも差支えありませんが、郵便事故などが気になるときには到達の確認が可能な書留等で送付したほうがよいといえます。

不備があると正式に手続きできず、法人登記簿が取得できない可能性があるため注意しましょう。

印紙に加えて切手代も必要になることはデメリットといえますし、手元に謄本が届くまで一定の日数がかかります。急ぐ場合には向かない方法ですが、急いで謄本を必要としないときや、法務局に行く時間や手間をかけたくないときには便利です。

 

オンライン請求で取得する

自宅や会社などのパソコンからインターネットを利用し、オンラインにより交付請求することもできます。

請求した謄本は、自宅・会社に郵送してもらうか、最寄りの登記所や法務局証明サービスセンターで受け取ることが可能です。

時間や費用を節約したいという場合も便利ですし、仕事しながらでも申請でき手数料を印紙で準備しなくてもよいため、手間をかけたくない場合にはよい方法です。

手数料はインターネットバンキングで電子納付が可能ですが、申請受付の時間は平日8:30~21:00ですのでこの時間以外は手続きできません。

データで取得するときには、ブラウザか専用ソフトをダウンロードし申請しますが、インターネット環境やパソコンのOSなど確認しておくと安心です。

 

まとめ

法人の登記簿謄本や登記事項証明書を取得する方法やそれぞれの特徴などをご説明しましたが、自社の謄本だけでなく取引先などの情報を確認する上で必要となることもあるでしょう。

そのとき、登記所に直接足を運ぶのか、郵送やオンラインを利用するのか状況によって選ぶとよいでしょう。

また、会社・法人の登記内容をパソコンで確認したい場合には、登記情報提供サービスを利用することも可能です。

取引先の与信調査などで本当に存在する法人なのか、どのような会社なのかいろいろ知りたいという場合には、法人登記簿謄本や登記事項証明書を取得することをおすすめします。

他にも法人登記簿謄本や登記事項証明書を取得しなければならない場面はいくつもありますので、万一のために取得できる方法を知っておくと安心です。

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