法人が印鑑登録し証明書を取得するときにはどのような手続きが必要?

2021/03/17
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印鑑登録といえば個人の方が行うイメージですが、法人でも実印を登録します。

そこで、法人が印鑑証明書を取得するためにどのような手続きを行えばよいか、その方法や流れを説明します。

 

印鑑登録はいつ行う?

個人が印鑑登録する場合には市区町村の窓口で手続きを行いますが、法人の場合は法務局で届書の提出が必要になります。

なお、印鑑登録の申請は、会社設立の法人登記申請と同時に行うことがほとんどです。

 

法人の印鑑は1つだけではない

法人として活動する場合には、会社設立の登記を行いますが、このとき会社の実印を登録する申請も同時に行います。

提出する印鑑届書には、会社の商号・印鑑提出者の氏名・代表者個人の印鑑登録済みの印鑑と3か月以内の印鑑証明書が必要です。

そして法人の実印として使用する印鑑は代表者印として使われますが、一般的に丸形で円の内側には「代表取締役之印」などの文字が刻まれているものであり、外側の円に会社名が刻印されていることが一般的です。

大きさも一辺の長さが1~3cmの正方形におさまるもので、照合に適するものとされています。

会社の印鑑は実印以外にも、請求書や領収書などに押印する角印と呼ばれるもの、銀行の取引口座開設の際に届け出る銀行印など全部で3つあります。

わざわざ法人の印鑑を分けて準備するのはリスクを分散させるためで、1つの印鑑だけですべてを行えば使用する機会が増え、悪用されるリスクが高まるだけでなく紛失する可能性も大きくなるからといえます。

そして法人が実印を登録した場合、会社設立の登記が完了した後で「印鑑カード」を発行してもらうことが必要なため、「印鑑カード交付申請書」を作成し窓口に持参しましょう。

 

法人が登録した実印の印鑑証明書を取得する流れ

法務局で会社設立の登記と同時に実印の登録も完了すると印鑑証明書を取得できるようになります。

印鑑証明書の取得方法には、

 

  • ・法務局の窓口で申請
  • ・証明書発行請求機で請求
  • ・郵送による請求
  • ・オンライン申請

 

などがあります。

なお、印鑑証明書を請求できるのは原則、会社代表本人だけです。ただし委任を受けていれば代理人でも手続きできます。

 

法務局の窓口で申請

会社の本店もしくは支店の所在地を管轄する法務局の窓口で、印鑑証明書の交付申請書を作成・提出する方法です。

交付申請書には、会社の商号・本店(法人名称と住所)・印鑑提出者の資格・氏名・生年月日・印鑑カード番号の記載が必要になります。

手数料額に相当分の収入印紙(または登記印紙)を購入し、交付申請書に添付して印鑑カードを添え窓口に提出しましょう。

窓口に証明書発行請求機が設置されている場合には、請求機から必要項目を入力し申請すると、交付窓口から印鑑証明書を受け取ることができます。

 

郵送による申請

法務局まで手続きにいく時間がない場合や、遠方にある場合などは、郵送により印鑑証明書の交付申請も可能です。

法務局のホームページの「登記事項証明書(商業・法人登記)・印鑑証明書等の交付請求書の様式」
から、「印鑑証明書交付申請書」のダウンロードが可能となっています。

B5またはA4で印刷して使用しましょう。

法務局の窓口で申請するときと同じく、会社の商号・本店(法人名称と住所)・印鑑提出者の資格・氏名・生年月日・印鑑カード番号を記載し、手数料相当額の収入印紙(または登記印紙)・印鑑カード・返信用封筒(返信分の郵便切手)を同封して郵送します。

印鑑証明書はA4サイズなので、A4版の定形外封筒を返信用に使用すれば、証明書を折らずに送ってもらうことができます。

この際、印鑑証明書だけでなく印鑑カードも同封してもらうことになるため、返信用封筒も書留で対応しておいたほうが安心です。

事前に返信用封筒「配達記録」「書留」などの別を記載しておき、それ相当分の郵便切手を貼付しておきましょう。

 

オンライン申請

法務局の「登記・供託オンライン申請システム 登記ねっと 供託ねっと」の専用アプリケーション「申請用総合ソフト」を利用すれば、パソコンを使って印鑑証明書の交付申請が可能です。

なお、申請用総合ソフトの利用は、初回にアプリケーションをインストールし申請者情報を登録すること、電子署名(デジタル署名)に必要な電子証明書を取得しておくことなど手続きが必要となります。

少々面倒に感じるかもしれませんが、申請用総合ソフトを利用できるようにしておくと、いつでもオンライン申請できて大変便利です。

オンライン申請した印鑑証明書は、指定した住所に郵送で送ってもらう方法の他、受取先に指定した登記所または法務局証明サービスセンターの窓口で受け取ることができます。

 

法人の電子証明書を取得する方法

印鑑証明書をオンライン申請するために、法務局で法人の電子証明書の申請を行っておきましょう。電子証明書とは電子的に身分を証明する印鑑のような役割を担います。

発行手数料など必要となりますが、取得しておくことで郵便請求するときよりもコストを抑えることが可能となります。

 

法人が印鑑証明書を取得するときに注意しておきたいこと

法人が印鑑証明書を取得するときに、次の2つに注意しておきましょう。

 

申請方法により受付時間は違ってくる

法務局の窓口で印鑑証明書を申請するのであれば、平日の8時30分から17時15分までに受付を済ませることが必要です。土・日・祝日、年末年始は法務局が閉庁しているため請求できません。

郵送オンライン申請なら受付時間に制約はないためいつでも申請できますが、法務局が開庁していない期間を挟むと交付されるまで時間がかかることもあります。

また、オンライン申請で受取方法を法務局証明サービスセンター窓口にした場合、受取が可能なのは平日8時30分から16時30分までですので法務局よりさらに早めに出向くことが必要です。

 

コンビニでの発行は不可

個人の印鑑証明書なら、マイナンバーカードや住民基本台帳カードがあればコンビニエンスストアの自動交付サービスにより取得できます。

コンビニ交付は、マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードを利用し、市区町村が発行する住民票の写しや印鑑証明書などの証明書を全国のコンビニなどのキオスク端末(マルチコピー機)から取得できるサービスです。

市区町村と本籍地の市区町村が異なる場合でも、事前に申請すれば戸籍証明書も取得できるなど大変便利といえます。

しかし法人の印鑑証明書の場合、市区町村が管轄ではなく法務局が窓口となっているため、コンビ交付によるサービスは利用できませんので間違わないようにしてください。

 

法人設立後は印鑑カードの交付を忘れずに行うこと

個人と法人では、印鑑登録と印鑑証明書の請求方法などが異なります。個人は市区町村が窓口ですが、法人は法務局が窓口になるため、コンビニ交付なども法人の印鑑証明書は利用できませんので注意してください。

法人の印鑑証明書も個人同様に、重要な取引をするときに必要になります。

急いで印鑑証明書が必要という場合には直接法務局の窓口まで足を運んで手続きしたほうが早いですが、特に急がないときや法務局までいく時間がないときなどは郵送やオンラインで印鑑証明書を請求することも可能です。

ただし印鑑証明書を発行するためには印鑑カードが必要になるため、印鑑カードの交付申請は会社設立の登記の際に一緒に忘れず手続きするようにしてください。

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