取引先に発送する請求書。この請求書に記す日付をいつにすればよいのか迷ったことのある方は少なくないでしょう。

いつの日付にすればわからず、空欄にするといったことは正しい入金がされなくなる可能性も出てきてしまいます。

取引先から売掛金を正しく回収するために、請求書に記載する請求日はいつにすればよいのか、また、いつ発送すればよいのかなど、請求書に関係する疑問について確認しておきましょう。

請求書に記載する支払期限はいつにするか

確実に取引先から代金を回収するためにも、請求した売掛金はいつまでに支払ってもらえればよいのか、支払期限を記載しておきます。

この支払期限はいつにすればよいのでしょう。月末に締めて翌月末や翌々月末の支払期限というケースが多いようですが、いつで締めるのか、いつまでに支払ってもらうのかについては決まりがありません。

ただ、「下請代金支払遅延等防止法」では、受領より60日以内という支払期日の記載がありますので、こちらも参考にして決めるとよいしょう。この法律は、下請けの利益が保護されるように、さらに取引を適正化することを推進することを目的としていますので、十分参考になるはずです。

請求書を発行する日の決め方

納品と同時、またはその後すぐに請求を行う都度方式と、取引が月内に何度も行われる場合や、毎月、定常して取引がある場合などは一定期間をまとめて一括で請求する掛売方式があります。

いずれにせよ、請求書の発行日は請求書を作成した日でよいのでは？と思うかもしれません。中には発行した日は記載しないという場合もあるかもしれません。

そもそも請求書とは、商品・サービスを納入・提供完了してから取引相手に渡すものなので、発行できるのは納入・提供が完了した日からです。

しっかり日付を記載しているケースにおいては、請求書を作成した日ではなく、取引先の締め日に合わせた日付を記載することが多いようです。

取引先との支払サイトを再度確認

取引先によっていつが締め日でいつ支払いがなされるのか、支払サイトはバラバラです。

ただ、取引先ごとにしっかり把握しておかなければ、いつどこから支払いがあるのかわからなくなり、入金されたのか確認できなくなってしまいます。

請求書の日付が注目されるのは決算の境目に差し掛かったときです。請求分が今期なのか、それとも翌期なのかによって会社の利益に影響します。

業務の実態が今期であるのに、請求書の日付が翌期であると期ズレといわれる状態となり、修正を依頼されることになるので注意しましょう。

もし請求したのに入金がない場合

しっかりと請求書に日付を記載し、支払期限も記していたのに、取引先から入金がされない場合はどうすればよいのでしょう。

もしかしたら取引先が単に支払いを忘れているだけかもしれませんので、この場合には取引先に連絡することですぐに対処してもらえるはずです。

厄介なのは相手が確信犯であるケースです。支払期限も把握しているのにできていない場合、取引先の資金繰りが悪化しているなどの理由が考えられます。継続して上手くコミュニケーションを取りながら、支払ってもらうようにしましょう。

なお、請求書には有効期限が設けられており、2年たてば時効を迎えてしまいます。ただ、取引先から本当に入金されるのか不安である場合には、内容証明郵便などで請求書を発送しておくと、さらに半年間、有効期限が延長となりますので、検討するとよいでしょう。

請求書にもし誤った記載をしてしまっていたら？

請求書は取引先に確実に入金してもらうための書類ですので、記載内容にも不備がないか確認しておきましょう。

請求書の金額に誤りがあると、取引先に迷惑をかけるだけでなく、自社の処理でも不都合が生じてしまいます。

請求書に記載する金額のよくある間違いを見ると、桁数、単価や数量、取引内容などの記載ミスが多いようです。

請求書を修正したい場合には再発行が原則

もし請求書の中で記載に誤りがあった場合や、何らかの事情で修正したいという場合、二重線に印鑑を押せば訂正できると思うかもしれません。しかし、請求書は修正作業を行うのではなく、再度新しく作り直すことが原則であると認識しておきましょう。

取引先に請求書を送る前にミスが発覚すればよいですが、すでに発送を終えた後でミスに気がついたという場合、たとえば「請求書（再発行分）」といった記載を行い、正しい請求書であることがわかるようにして送り直しましょう。

自社での管理においても、訂正した後の請求データは残し、どの請求分を新しく作成下押したのか確認できるようにしておく必要があります。

請求書は信書便に該当するため、郵便法や信書便法によりメール便や宅配便などで送付してはいけないことになっています。インターネットショッピングなどで買い物をすると、商品と一緒に請求書が送られるのではなく、請求書は普通郵便で発送されてきますが、これはこのような法律が関係しています。

請求書の日付はとても重要だと認識しておく

請求書を取引先に発送し、実際にその代金が回収されるまでは、取引先との取引内容や相手の支払いサイトによってバラバラです。

商品を納入する際にその都度、請求書も渡すという場合もあるでしょうし、納入して2週間以内に請求する、または取引を月末でまとめて翌月末に支払ってもらうような内容にするといった場合もあります。

ただ、複数の取引をまとめて請求する掛け取引の場合には、請求書に記載される請求日が大変重要です。請求書に記載する日付により、取引先からの入金が変わってくることを理解しておきましょう。

ファクタリング融資において請求書が求められる場合

過去に何度も取引を行い、期日内にちゃんと売上代金が入金されている売掛先であれば、現在発生している売掛金についても入金処理が行われるだろうと判断されるでしょう。

しかし、過去に取引のない新規の売掛先の場合、実際に売掛金が期日内に支払われるのかわかりません。

そこで、ファクタリングにおける審査では売掛先との過去の取引履歴も重視されますし、問題となるのはその売掛先が期日を守りしっかりと入金を行うだけの状況にあるのかということです。

月末締め翌月末日払いの場合に注意しておきたいこと

たとえば当月末日の日付で請求書を送付した場合には、取引先でも当月に発生した取引についての請求であると認識され、翌月末日までには入金されるでしょう。

しかし、当月末日ではなく翌月1日の日付で請求書を送ってしまうと、取引先で翌月に発生した取引に対する請求であるとされてしまい、翌々月末日に入金されてしまうかもしれません。

とくに年度が変わるタイミングにおいては注意しましょう。日付がたった1日ずれて翌月になるだけで、入金が1か月ずれてしまい回収が遅れます。

機械やシステムなどで処理を行っている場合には、商品の納品ではなく検収日以降でなければ請求ができないという場合もあるでしょう。

仮にこの検収作業に時間がかかってしまうと、さらに請求書を発送するタイミングが遅れてしまい、取引先から代金を回収する時期が遅くなってしまいます。

まとめ

請求書は、商品やサービスの納入や提供など、実際に取引が完了してから相手にその代金を支払ってもらうために渡す書類です。

ただ、その請求書に記載する日付が重要で、たった1日ズレただけなのに、取引先から入金される日が1か月遅れてしまうこともあります。そうなると自社の資金繰りに影響を及ぼすことになるので、いつの日付を記すべきなのか、十分に注意しておくことが必要です。

代金を回収するために確定した日付を記載することが求められますし、いつ完了した取引分の請求なのかも重要です。

実際は前月に終わっていた取引でありながら、請求書の日付だけ当月にするという形ではなく、実態に合った日付を記載することが必要ですのでその点も理解しておきましょう。

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