会社を経営していると、経理の業務で非常にわかりにくい部分があります。
その一つに「売掛金」と「立替金」があるわけです。どちらも似たような使われ方をしているので、混同している方も少なくありません。

しかし仕訳上、正確に行っていないと判断が難しくなってしまうこともあります。例えば売掛金とすべきところを立替金としていると、営業上プラスとされるものをプラスしていないことになります。財務諸表を銀行などに見られた場合に低評価となってしまいかねないのです。

こちらでは売掛金と立替金はどのような違いがあるのか、ということを明らかにします。さらに立替金の範囲や具体例についても明記していきます。

売掛金と立替金の違い

・売掛金は営業上の収益に関するもの
・立替金は本来支払うべき人に代わって支払いに関するもの

売掛金も立替金も、将来的にキャッシュが入ってくるものとなっています。その点については一緒ですが、売掛金は基本的には売上があったときに発生するものです。営業に関わるものでもあるので、その点が立替金とは大きく異なります。

立替金については、本来支払うべき人（会社）がいます。その人（会社）に変わって支払ったので、のちのち請求することになるわけです。一時的に立て替えをしたということになるので立替金として処理することになります。

・立替金と売掛金は資産なのか？

どちらとも資産に分類されます。
売掛金については流動資産として分類され、立替金についても基本的に短期間で入金されると考えられるので流動資産として取り扱いされます。
貸借対照表では同じところに表示されるのが売掛金と立替金なのです。

・銀行やノンバンクは売掛金と立替金をどのように評価してくるのか？

どちらも近い将来に入金されるものとして評価します。要は一定の返済能力がある会社、といった判断を下してくる可能性があるのです。

ただしどちらかというと売掛金は定期的に入ってくるものであり、高く評価されることになります。
一方で立替金についてはイレギュラーなものとして判断されるので、資産ではありますが低く評価される傾向にあります。

・注意点！立替金は売掛金に含んでもOK

立替金については将来的に入金されることになるので、同じく将来的に入金される売掛金に含んでも特に大きな問題になることはありません。
立替金の項目を設けるのが面倒である、という会社では実際に売掛金に立替金を含めているケースもあるのです。

ただし逆に売掛金を立替金に含めるということには特にメリットがありません。そもそも企業間取引の多くは掛取引となっています。売掛金の項目があるはずなので、売掛金については素直に売掛金として処理しましょう。

立替金の範囲とは？具体例とは？

・関連会社への立替を実施したケース
・取引先の負担すべき手数料を自社で負担したケース
・役員の旅費
・従業員に給料を前貸ししたケース
・保険料の立替をおこなったケース

上記のようなケースで立替金が発生することになります。取引先が関わっているだけではなく、自社が単体で関わっているものに関しても立替金が発生する可能性があるわけです。

もう少し詳しく解説すると「取引先や役員、さらには従業員や関係会社などが負担すべきキャッシュを会社や事業主が一時的に立て替えを行った時」が立替金を使う場面となります。

仮に立て替えたものの結果的に請求しない、という場合には立替金が発生するわけではありません。立替金は後にキャッシュが入ってくるからこそ使われることになるのです。

たとえば「本来は他社が負担すべき手数料だが今回だけ自社が負担して、その分は請求しない」ということであれば立て替えてはいません。よって立替金で処理はしないのです。

【従業員の雇用保険料について】
従業員の雇用保険料などの社会保険料は自社も負担しますが、社員側も負担することになります。
そもそも雇用保険料はまずは1年分を事業者側がまとめて納めます。その中には従業員が負担すべき金額も含まれています。従業員側は月々の給与から支払うべき雇用保険料を天引きされていくのです。

まずは一定額を会社側が負担しています。そして給料から天引きして会社は支払った雇用保険料の一部を回収していくわけです。要は一部の雇用保険料を会社は立て替え払いをしています。よって立替金で処理をするのです。

立替金の回収方法と注意点について

・立替金はどのように回収すべきか？

立替金はなるべく短期間で回収すべきものとされています。そして基本的には一括で回収すべきものなのです。
基本的には立替金が発生した翌月中には回収をして処理することになります。

回収方法については、現金回収であったり手形回収が行われたりするケースも珍しいわけではありません。一方でその立て替え先に買掛金がある場合には、相殺で処理するケースもあります。立替金が10,000円あり買掛金が100,000円あれば、相殺して買掛金が90,000円となるのです。

・注意点その1｜立替金の回収が長期におよぶ場合はどうすべきか？

貸付金に振り返ることになります。
前述したように立替金については、基本的に短期間で回収されることになるわけです。1ヶ月から2ヶ月程度で回収できるもののことを立替金とするケースもあり、長期間の回収となる場合には処理を変えていかなければなりません。

回収期間が長期になる場合には、立替金から「貸付金」に振り替えることになります。
貸付金は他社に対してだけではありません。役員であったり従業員であったりなどの立替金であったとしても回収が長期に及ぶ場合には貸付金に振り替えられるのです。

・注意点その2｜未収金や未収入金、仮払金と混同しないこと

立替金は似たような勘定項目が多い、といった特徴もあります。前述したように売掛金とも似通っているのです。
売掛金以外にも未収金や未収入金、さらには仮払金と混同されているケースも珍しくありません。

混同したままであると、正確に記帳していないことになります。のちのち誤った判断を下す原因となってしまいかねません。
立替金として対応すべきものは立替金として処理してください。

・注意点その3｜自社の立替金と他社の立替金を区別しよう

立替金ですが、自社に対応するものと他社に対応するものに分かれます。
どちらも同じ立替金として処理してしまうと、回収に手間取るなどの問題が生じてしまうかもしれません。

企業の中には役員や従業員に対するものに関しては「役員従業員立替金」として処理するケースもあります。通常の「立替金」は他社向けとなるので、管理が圧倒的にしやすくなるのです。

立替金の処理方法

発生した時は資産となるので、基本的に貸方項目となります。そして立替金を回収した時には貸方項目へ表示されるわけです。

こちらでは実例を上げて立替金の処理方法をお伝えします。

・労働保険を500,000円支払った
・そのうち本人負担は100,000円である

（借方）法定福利費　400,000円　（貸方）現金　500,000円
立替金　100,000円

会社の負担分は400,000円なので、法定福利費は400,000円として処理します。そして本人負担分の100,000円を立て替えているので、その分を立替金として処理するわけです。

・給与が400,000円発生した
・保険料10,000円が天引きされる

（借方）給与　400,000円　（貸方）現金　390,000円
立替金　10,000円

労働保険料を立て替えている分を給与から天引きして回収したことになります。よってその分の立替金を減らす処理をすることになるのです。

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